Como crear un formulario con MS Word
- cristalarc
- 18 feb 2022
- 4 min de lectura
En la gestión de procesos y gestión de la calidad periódicamente tenemos la necesidad de crear formularios, y a menudo tenemos el inconveniente de que el usuario borró algo en el formato o también lo modificó a su gusto provocando una no conformidad en una eventual auditoría. también en algunos casos se equivocan y no colocan la información como nos gustaría, una fecha con palabras, dentro de tres opciones inventan una cuarta, en fin, la creatividad abunda.
Para esto te quiero enseñar una alternativa, fácil y rápida de implementar y de cero costo. se trata la utilización de los controles de programado en MS Word.
Te lo enseño con un ejemplo.
Necesitamos crear un formulario para la creación de proveedores. y la información que necesito es la siguiente
Nombre
Razón social
Tipo de Proveedor,
Forma de pago
Centro de costo
Fecha de solicitud
Dirección
Comuna
Verificar la activación de menú programado
Antes de iniciar el formato verificamos si en nuestro MS Word tenemos activado el menú Programado
Si no está activado sigue los siguientes pasos
Ve al menú Archivo.
Presiona opciones, si no lo encuentras está al final en la parte inferior de la franja azul del menú.
Escoge la opción Personalizar cinta de opciones y luego haz un clic en el menú programador.
Ahora si, pongamos las manos en la masa
Ahora que tenemos habilitado el menú programador crea en MS Word tu formulario, yo he creado este.
Ahora nos concentraremos en el menú programador en su sección de controles
Allí encontrarás los controles que te permitirá armar este formulario, estos son una suerte de "celdas" donde limitas el trabajo en este control, cada uno de ellos tiene distintas utilidades, haber si más adelante me animo y te los explico todos, por ahora nos concentraremos en aquellos que nos servirán para este formulario.
Ok, partamos, presiona el botón Modo de Diseño, con esto habilitaras la edición de los controles que usaremos
Los primeros campos veremos son los de texto, en este caso son los datos de nombre, razón social y dirección, podría ser comuna pero lo veremos más adelante. El control que usaremos es el de texto sin formato, Es el segundo Botón con dos A es algo asi Aa. Entonces sigue los siguientes pasos:
Coloca el puntero en el campo donde escribirás el Nombre, luego presiona el botón de texto sin formato, aparecerá un recuadro del formulario y se verá algo así.
Si vuelves a presionar el botón Modo de Diseño notarás que cambiará su forma.
Haz lo mismo con los campos de Razón social, y dirección y quedará así.
Ahora colocaremos un control de fecha, para la fecha de solicitud para eso volvemos a repetir el paso anterior, coloca el puntero en la celda donde escribirás la fecha de solicitud, pero ahora presiona el icono con forma de calendario es el cuarto de la segunda fila de los controles. se verá muy parecido a esto, si te pasa lo mismo que a mí, que el campo pareciera que se agrandó y estéticamente no se ve muy bien no te preocupes, cuando quites el modo de diseño volverá a la normalidad.
Sigamos, ahora usaremos un control muy particular, usaremos el de control de contenido de lista desplegable, este nos permite agregar una lista de opciones y seleccionar solo una de ellas, para eso, al igual que en los pasos anteriores, coloca el puntero en el campo donde irá el control, en este caso lo haremos en Tipo de Proveedor.
Estando en modo diseño el control es muy similar pero si presionas el botón propiedades en los controles o haces un clic derecho en el control y presionas propiedades, en esta ventana configuraremos los distintos tipos de proveedores que se podrá crear. en mi caso crearé los siguientes tipos: Materias primas, Mantenimiento, Acreedor, Otros. Ya con la ventana abierta ve a la sección inferior llamada Propiedades de la lista desplegable.
Presiona el botón Agregar, en la ventana que abrirá en el campo Nombre para mostrar escribe Materias primas no te preocupes por el campo valor. Fíjate se ha agregado a la lista, si quieres puedes eliminar la alternativa "Elija un elemento" que viene por defecto, para eso la seleccionas y presiona el botón Quitar. Repite este punto hasta haber agregado todas las alternativas. Una vez que termines de agregar todas las opciones presiona el botón aceptar.
Para ver como ha quedado por un momento quita el Modo Diseño y presiona el campo Tipo de proveedor, se verá algo así.
OJO: Hay dos controles muy similares, el control de contenido desplegable y el contenido de lista desplegable, en su uso son muy similares, sin embargo, el primero te permitirá elegir una opción y luego editar su texto, por lo tanto sería una lista sugerida y el control de lista desplegable se restringe a las alternativas agregadas
Ahora, en los campos Forma de Pago, Comuna y Centro de costo Haz lo mismo que acabamos de hacer con Tipo de Proveedor, escogiendo el control más recomendable para ti recuerda de volver al modo diseño.
Una vez terminado de agregar todos los controles, quita el modo de diseño y pruébalo, Llénalo con los datos de un proveedor y ve como quedan posicionados los datos, puede ser que sea necesario modificar un poco el diseño por el tamaño de la información.
Si ya ajustaste todo lo necesario ahora nos queda la última parte, bloquear MS Word para que los usuario no lo puedan modifica a excepción de los controles que acabas de insertar. en el mismo menú programador ve a la sección Proteger.
Presiona el botón Restringir edición.
Se abrirá un panel a la derecha y en el punto 2. Restricciones de edición presiona el check y selecciona la opción Rellenando formularios.
Luego en el punto tres presiona Sí, aplicar la protección, Te preguntará si quieres colocar una contraseña, yo creo que es lo más recomendable, si es un documento laborar te recomiendo que no sea muy personal la contraseña, lo más probable es que en algún momento la tengas que compartir, al menos que quieras que te llamen en la vacaciones.
Si quieres volver a editar el formulario solo tienes que volver a presionar el botón Restringir edición.
En el siguiente link te comparto el archivo que he mostrado en este post.
por cierto la contraseña es blog
Ahora solo guarda y a jugar con tu formulario
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